Affidamento diretto come funziona davvero e perché non è un favore

Se hai un’impresa e hai già sentito parlare di affidamento diretto, probabilmente ti sei fatto un’idea sbagliata: che si tratti di un meccanismo riservato a chi conosce le persone giuste. Non è così. L’affidamento diretto è una procedura prevista dalla legge, regolamentata nei dettagli dal D.Lgs. 36/2023, e accessibile a qualsiasi impresa che abbia i requisiti in regola. In questo articolo spiego come funziona davvero, quali sono le fasi che lo compongono e cosa devi fare per farti trovare quando un RUP cerca un fornitore.

Se vuoi capire prima il quadro generale degli appalti sotto soglia, leggi l’articolo introduttivo. Qui entriamo nel dettaglio operativo.

Affidamento diretto come funziona davvero (e cosa non è)

L’affidamento diretto come funziona? E’ la procedura con cui una stazione appaltante — un Comune, un Ministero, una scuola, un’ASL — che assegna un contratto a un’impresa senza indire una gara pubblica. È previsto dall’articolo 50 del D.Lgs. 36/2023 per importi inferiori a 140.000 euro per servizi e forniture, e inferiori a 150.000 euro per lavori.

Non è un favore. Non è discrezionale nel senso arbitrario del termine. È una scelta motivata: il RUP deve giustificare perché ha scelto quell’operatore economico, verificarne i requisiti e documentare tutto in una determina. L’affidamento diretto esiste perché il nuovo codice riconosce che, per importi contenuti, una procedura lunga e costosa non ha senso né per la PA né per l’impresa.

Il principio che guida tutto è il principio del risultato (art. 1 D.Lgs. 36/2023): la PA deve ottenere il lavoro fatto bene, nei tempi giusti, al prezzo corretto. L’affidamento diretto è lo strumento che permette di farlo in modo rapido e tracciabile.

Le soglie: quando si applica l’affidamento diretto

La tabella seguente riepiloga le fasce di importo in cui l’affidamento diretto è la procedura applicabile:

Tipologia	Fascia importo	Procedura
Lavori	Fino a €150.000	Affidamento diretto
Servizi e forniture	Fino a €140.000	Affidamento diretto
Qualsiasi	Sotto €5.000	Acquisto diretto senza confronto

Nella mia esperienza di lavoro con la PA — dalla Prefettura di Roma agli istituti scolastici del Ministero dell’Istruzione — quasi tutti gli incarichi rientrano nella fascia dell’affidamento diretto. È la realtà quotidiana degli uffici tecnici e dell’economato degli enti pubblici.

Affidamento diretto come funziona: le 9 fasi dell’iter completo

L’affidamento diretto non è una telefonata e una stretta di mano. È un procedimento strutturato con atti formali. Queste sono le 9 fasi che si susseguono ogni volta:

1 — Individuazione del fabbisogno

L’ente riconosce di avere bisogno di un lavoro o servizio. L’ufficio tecnico o l’economato stima l’importo e verifica che rientri nella fascia dell’affidamento diretto. Qui nasce la determina a contrarre.

2 — Determina a contrarre

Il RUP emette un atto interno che autorizza l’avvio della procedura. Contiene: oggetto del contratto, importo stimato, procedura scelta, motivazione. Non è pubblica in questa fase, ma è il documento che tutela il RUP da contestazioni future.

3 — Individuazione dell’operatore economico

Il RUP cerca il fornitore. I canali principali sono tre: consultazione del catalogo MEPA, consultazione degli albi fornitori interni all’ente, conoscenza diretta basata su affidamenti precedenti documentati. Il rispetto del principio di rotazione (art. 49 D.Lgs. 36/2023) impone di non scegliere sempre lo stesso fornitore.

4 — Verifica dei requisiti

Prima di procedere, il RUP verifica che l’impresa abbia tutti i requisiti in regola: DURC valido, visura camerale aggiornata, assenza di cause di esclusione, conformità antimafia (per importi sopra i 5.000 euro), conformità ai CAM se prevista dal capitolato. Se uno di questi documenti è scaduto o irregolare, l’affidamento si blocca.

5 — Richiesta di preventivo

Il RUP invia all’impresa la richiesta di offerta. Può arrivare via PEC, tramite il MEPA come Trattativa Diretta, o via email istituzionale. Contiene le specifiche tecniche dell’intervento, i termini di consegna e i requisiti CAM se applicabili. La PEC va monitorata ogni giorno: le richieste hanno spesso scadenze di 24-48 ore.

6 — Valutazione dell’offerta

Il RUP valuta il preventivo ricevuto. Per l’affidamento diretto non c’è confronto tra più offerte: basta che il prezzo sia congruo rispetto ai prezziari regionali o al mercato. Il RUP verifica anche la coerenza tecnica dell’offerta e la conformità ai requisiti ambientali.

7 — Determina di affidamento

Il RUP emette la determina di affidamento: l’atto formale che assegna il contratto all’impresa. Da questo momento l’incarico è ufficiale. La determina viene pubblicata nella sezione Amministrazione Trasparente dell’ente (D.Lgs. 33/2013) entro i termini previsti.

8 — Stipula del contratto

Per importi inferiori a 40.000 euro, il contratto può assumere la forma dello scambio di lettere commerciali (art. 18 D.Lgs. 36/2023). Sopra questa soglia, si stipula una scrittura privata o si formalizza tramite piattaforma MEPA. Il contratto MEPA equivale a scrittura privata e ha piena validità legale.

9 — Esecuzione, collaudo e pagamento

L’impresa esegue il lavoro. Il RUP verifica l’esecuzione, emette l’attestazione di regolare esecuzione e liquida la fattura. I termini di pagamento sono 30 giorni dalla data di ricevimento della fattura (D.Lgs. 231/2002). La fattura deve essere elettronica con il codice univoco dell’ente.

Il principio di rotazione: perché la PA non può scegliere sempre lo stesso

L’affidamento diretto non è un meccanismo per fidelizzare un fornitore. L’art. 49 del D.Lgs. 36/2023 impone il principio di rotazione: la stazione appaltante non può affidare un contratto allo stesso operatore economico che ha già eseguito il contratto precedente, salvo motivazione rafforzata.

Questo principio ha due facce. Da un lato ti può escludere temporaneamente da un ente con cui hai appena lavorato. Dall’altro ti apre le porte di enti dove finora entrava sempre qualcun altro. La rotazione è il meccanismo che livella il campo da gioco. Per beneficiarne, devi essere visibile: profilo MEPA aggiornato, documentazione in regola, preventivi professionali.

Le deroghe alla rotazione esistono ma sono limitate: unicità della prestazione (solo tu hai quella competenza specifica), carattere d’urgenza documentato, importi molto bassi sotto i 5.000 euro, o motivazione rafforzata esplicita nella determina. Non sono la norma.

Cosa devi avere in regola prima che arrivi la chiamata

L’affidamento diretto funziona solo se sei pronto. Il RUP che ti contatta ha spesso poco tempo e nessuna voglia di aspettare che tu metta in ordine i documenti. Se sei in regola, l’incarico parte. Se non lo sei, passa al fornitore successivo.

Ecco il minimo indispensabile che deve essere sempre valido:

• DURC regolare (validità 120 giorni — verificalo su inps.it o tramite il portale ANAC)
• Visura camerale aggiornata
• Iscrizione MEPA attiva nella categoria merceologica corretta
• PEC funzionante e monitorata ogni giorno
• Documentazione CAM pronta (schede tecniche dei prodotti conformi al DM 23 giugno 2022)
• Firma digitale valida

Per approfondire ogni singolo requisito, leggi la guida completa su come iscriversi al MEPA.

Come ti trova il RUP: la visibilità che conta

Non aspettare che il telefono squilli. Il RUP usa strumenti precisi per cercare fornitori. Il primo è il MEPA: cerca per categoria merceologica, filtra per zona geografica, guarda il profilo. Se il tuo profilo MEPA è incompleto o aggiornato all’anno scorso, sei invisibile.

Il secondo canale sono gli albi fornitori interni agli enti. Molti Comuni, prefetture e ASL hanno elenchi propri di operatori qualificati. Iscriversi a questi elenchi — spesso tramite avvisi pubblici sul sito dell’ente — ti mette nel radar del RUP anche quando non sei sul MEPA.

Il terzo canale è la reputazione diretta: un lavoro fatto bene, nei tempi previsti, con documentazione CAM in ordine, genera affidamenti successivi (nel rispetto della rotazione) e passaparola tra uffici tecnici dello stesso ente o di enti vicini. Quando ho tinteggiato le aule del Ministero dell’Istruzione, il passaggio successivo è arrivato per segnalazione interna tra due istituti della stessa circoscrizione.

Gli errori più frequenti che bloccano l’affidamento

Nella mia esperienza, ci sono quattro situazioni che bloccano un affidamento diretto sul nascere:

DURC scaduto. Il DURC ha validità di 120 giorni. Se scade, il RUP non può procedere. Monitora la scadenza con un promemoria sul calendario e richiedilo almeno due settimane prima.

PEC non monitorata. Le richieste di Trattativa Diretta MEPA arrivano via PEC con scadenze brevi. Se non rispondi in tempo, la procedura va al fornitore successivo. La PEC non è un indirizzo di rappresentanza: è lo strumento di lavoro principale con la PA.

Preventivo generico. Un preventivo con “tinteggiatura locali” e un totale finale non basta. Il RUP ha bisogno di voci distinte, prodotti specificati con riferimento ai CAM, tempistiche dettagliate. Un preventivo professionale riduce il rischio di contestazioni in fase di esecuzione.

CAM non documentati. Se il capitolato prevede i Criteri Ambientali Minimi (quasi sempre, per il DM 23 giugno 2022) e non li includi nel preventivo con le schede tecniche dei prodotti, la tua offerta è tecnicamente non conforme. Puoi essere escluso anche in un affidamento diretto.

Domande frequenti sull’affidamento diretto

Conclusione: l’affidamento diretto è accessibile, ma richiede preparazione

L’affidamento diretto è lo strumento più efficace per una piccola impresa che vuole lavorare con la PA. Non richiede uffici legali, non richiede la SOA, non richiede anni di esperienza nelle gare. Richiede requisiti in regola, un profilo MEPA curato, preventivi professionali e documentazione CAM pronta.

Il RUP che ti cerca non vuole fare favori. Vuole trovare un fornitore affidabile in poco tempo. Se sei quello, l’affidamento diretto funziona a tuo favore.

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